El acta:Acta de sesión

El acta de sesión.Es un documento en el que consta el testimonio de los hechos  más importantes que han  sucedido en la sesión de un órgano deliberante.

Se denomina “sesión” a la reunión formal de un grupo de personas,que se convoca o cita,instala y funciona teniendo en cuenta  determinadas leyes,estatutos o normas  establecidas  en cada entidad sea pública o privada,Y se conoce como”órgano deliberante” a aquel grupo de personas que tiene la potestad legal de reunirse ,deliberar  y tomar acuerdos sobre asuntos relacionados con sus atribuciones o funciones.

Los órganos deliberantes facultados por ley para celebrar sesiones son,en primer lugar,los órganos de gobierno de las instituciones como asambleas universitarias,el Consejo Universitario  ,Consejo Directivo y los consejos de facultad en las universidades;la Junta General de Accionistas y el Directorio en las empresas  de sociedad anónima; la Junta General  de Socios en las empresas de sociedad comercial  o industrial  de responsabilidad Limitada , la Asamblea General y el Consejo Directivo,en el caso de las asociaciones,el Concejo Municipal  en las Municipalidades  distritales y provinciales;la Asamblea General y la Junta Directiva  en el caso de los sindicatos,etc.En segundo lugar ,pueden reunirse en sesión los órganos consultivos y de apoyo u otros  legalmente autorizados por las normas internas de las entidades ,como los departamentos académicos en las universidades y las comisiones de trabajo que se constituyen ,con carácter permanente o eventual ,paras tratar asuntos de interés institucional.

Las sesiones de los órgano de gobierno deben constar en libros de actas legalizados conforme a ley.En las instituciones públicas,su libros de actas son legalizados por su fedatario;y los libros de actas de las entidades privadas  son legalizados  por el notario público o el juez,según corresponda.Las hojas de los libros de actas que se deterioran o malogran no se arrancan ni destruyen ,solamente se anulan.Las actas de las sesiones delas comisiones de trabajo y de órganos  efímeros se llevan en hojas de papel A4 o en formularios especiales.

El libro de atas permanece en poder del secretario,bajo su entera responsabilidad,y las actas  que se llevan en hojas sueltas o formularios se mantienen en poder del presidente de la comisión  u órgano efímero respectivos hasta que serán incluidas en los informes que se remitirán a las instancias correspondientes.

EL ACTA DEBE REDACTARSE DIRECTAMENTE EN EL LIBRO DE ACTAS

El acta de una sesión debe ser redactada por el secretario o por quien haga sus veces directamente en el libro de actas, en la misma sesión, para que sea aprobada al término de ella. Sólo en forma excepcional ,podrá ser redactada en borrador para ser pasada luego al libro en un plazo no mayor de 10 días ;en este caso el acta será aprobada por una comisión especial por delegación de facultades.

EL QUÓRUM DE LAS SESIONES

Quórum” es una palabra latina que se refiere al número necesario de miembros que debe estar presente para que instale y funciones formalmente la sesión de un órgano deliberante.

El quórum de ley necesario par este fin lo constituye la presencia de más de la mitad de los miembros que conforman legalmente el órgano deliberante .Por lo tanto, el quórum mínimo está constituido por la concurrencia de la mitad más uno de tales miembros. Por ejemplo, si un órgano está integrado por 20 miembros quórum mínimo lo constituirán 11 personas.

Sin embargo, si el número legal de miembros de un órgano es impar su quórum mínimo bien a ser el número entero inmediato superior al de la mitad de aquél. Por ejemplo, si un órgano está compuesto legalmente por 9 miembros, su quórum mínimo lo constituye la presencia de sólo 5 miembros.

La ley o estatuto deberá precisar si para la determinación del quórum debe tomarse en cuentas al número total de miembros de un órgano o solamente el número de sus miembros hábiles. En algunas entidades, para la determinación del quórum, no se consideran miembros hábiles a los que no están al día en sus aportaciones o cotizaciones, a los que están enfermos o ausentes con licencia concedida legalmente y a los suspendidos en el ejercicio de sus funciones.

Muchas instituciones por mandato de la ley o sus normas internas, consideran un quórum flexible para la instalación y el funcionamiento de sus órganos deliberantes .Por ejemplo, exigen un quórum mayor al mínimo legal necesario para el tratamiento de asuntos de vital importancia como puede ser de los 2/3 de la Junta General de Socios de una empresa para tratar su fusión o liquidación .Para que la sesión se instale y funcione en primera y en segunda convocatoria, permiten que la sesión se instale y funcione con los miembros que asistan ,pero limitado sus facultades a tratar sólo determinados asuntos.

ADOPCION DE ACUERDOS

Los acuerdos en las sesiones se adoptan por votación. Por más que existiera opinión favorable unánime con relación a una propuesta, se debe de votar, por la formalidad que exigen las leyes .Los acuerdos se adoptan por el voto conforme de la mayoría absoluta de los presentes en la sesión; es decir, por el voto de más de la mitad de los miembros asistentes. En consecuencia la mayoría absoluta mínima está representada por el voto de la mitad más uno de los concurrentes. Por ejemplo, si en una sesión están presentes 18 miembros ,para que se tome un acuerdo se requiere, por lo menos ,el voto de 10 miembros .Pero si el número de asistentes es impar, la mayoría absoluta mínima la constituye solamente el número entero inmediato superior al de la mitad de aquel. Por ejemplo, si los presentes son 15 miembros, un acuerdo se adoptará con el voto de 8 miembros ,como mínimo.

La ley o el estatuto pueden exigir que los acuerdos, en ciertos casos ,se tomen por mayoría más alta (llamada “mayoría calificada”),pero nunca por un número de votos menor a la mayoría absoluta, porque serían ilegales y por ende ,nulos ipso jure.

Los acuerdos que adoptan los ´órganos deliberantes son de cumplimiento obligatorio para todos los interesados, incluso para los que no participaron en la adopción de tales acuerdos o discrepen de ellos.

VOTO DIRIMENTE

Cuando en una votación ordinaria o nominal se ha producido igualdad de votos a favor de dos o más propuestas, y en estatuto o norma interna no se ha previsto cómo resolver el empate, éste deberá resolverse mediante “voto dirimente” del presidente. Se conoce como tal el segundo voto que el que dirige la sesión tiene derecho a ejercer legalmente cuando se ha generado en la votación referida líneas arriba. En este caso el presidente vota una vez más y dirime o rompe el empate.

SALVAMENTO DEL VOTO

Los miembros de los órganos deliberantes son solidariamente responsables de los acuerdos que adoptan en las sesiones. Pero estarán exentos de responsabilidad administrativa y penal quienes “salven su voto”, inmediatamente después de haberse producido el acuerdo que-a juico de ellos-es contrario a la ley o a las normas internas establecidas. Una persona “salva su voto” cuando solicita al presidente que conste en el acta su oposición expresa al acuerdo tomado, o cuando le envía una carta, generalmente notarial ,con el mismo propósito.

RECONSIDERCIÓN DE ACUERDOS

En algunas instituciones del sector público, se acostumbra solicitar la reconsideración de acuerdos en cuanto han sido tomados o en la próxima sesión, cuando todavía no han sido publicados o no se han notificado formalmente a las partes interesadas. La ley no se opone taxativamente a esta costumbre, por lo que las instituciones la consienten a fin de agilizar la solución de sus problemas.

Esta reconsideración puede ser solicitada por uno o más miembros del órgano que ha tomado el acuerdo, y pueden hacerlo en forma verbal o por escrito. Se formula cuando se considera que el acuerdo que se observa ha sido adoptado en forma apresurada, arbitraria, injusta,sin los elementos de juico necesarios, o en contra de la ley o de las normas internas establecidas.

Para que un acuerdo seas reconsiderado (es decir, para que sea anulado o enmendado),se requiere el voto conforme de por lo menos los 2/3 de los miembros presentes en la sesión a favor de ella; en caso contrario ,la reconsideración no procede y es desestimada, continuando vigente el acuerdo que se observó.

IMPUGNACIÓN DE ACUERDOS

Los acuerdos de los órganos de gobierno de las entidades privadas considerados contrarios a la ley o sus normas internas, o que pueden dañar gravemente sus intereses, podrán ser impugnados judicialmente .En cambio en las instituciones del Sector Público, esta impugnación tiene lugar primero a nivel de la instancia administrativa, cuando los acuerdos han sido publicados mediante resolución. Luego, cuando se ha agotado la vía administrativa, recién el interesado podrá recurrió-si lo desea –al poder judicial.

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