El acta:concepto y clases

El acta.Concepto clases

El acta:concepto y clases
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EL ACTA

1. CONCEPTO: El acta es un documento que contiene el testimonio de las acciones más importantes que han acontecido en la realización formal de determinados actos administrativos, por ejemplo, de lo que ha pasado en una sesión o en una visita de inspección.

El acta es un documento probatorio de hechos que han sucedido en la realidad y que sirven de base o sustento para nuevas acciones, como puede ser para la expedición de resoluciones, envió de circulares,oficios,etc.

Las actas constituyen instrumentos públicos cuyos contenidos deben tenerse por verdaderos, mientras no se pruebe lo contrario.

Se redactan por propia iniciativa o en cumplimiento de disposiciones establecidas .Se usa tanto en la administración pública como privada.

2. CLASES DE ACTAS

Distinguimos dos clases de actas: Actas de trabajo y acta de sesión

2.1.-ACTA DE TRABAJO

Conocemos con este nombre a las diferentes actas, que se elaboran con el fin de dejar constancia de actos o hechos de interés ocurridos en el cumplimiento de nuestras obligaciones cotidianas en nuestro centro laboral.

Las actas de trabajo se redactan en el mismo lugar y en la misma “fecha y hora de los acontecimientos “Son elaboradas por el secretario(a) o por quien hace sus veces, en presencia de la autoridad que preside el acto y con la intervención de personas interesadas. Los que intervienen pueden sugerir a la autoridad la adición, supresión p rectificación de alguna incidencia que consideren pertinente.

Por ejemplo ,se redacta esta clase de acta al momento de evaluar a los postulantes a plazas de trabajo; al evaluar al personal de una institución con fines de ratificación o promoción interna; en la ejecución de las diferentes etapas de un proceso electoral; al decomisar mercadería ilegal o de dudosa procedencia, al realizar diligencias judiciales como audiencias, inspección ocular o actos de conciliación entre partes en conflicto; al efectuar visitas de inspección administrativa a centros de trabajo, establecimientos comerciales o lugares devastados por hechos fortuitos como sismos, inundaciones o incendios; al incautar, exterminar ,transferir, inventariar ,entregar y depositar bienes; al asumir y dejar cargos; al entregar y recibir obras; al resolver diversos problemas o conflictos internos y al tiempo de cumplir cualquier otra acción administrativa considerada delicada o de responsabilidad. Algunas entidades preparan formularios o dan lineamientos para redactar este documento.

Las actas de trabajo, una vez redactadas, son leídas y firmadas inmediatamente por el funcionario que presidió el acto, el secretario y las personas interesadas que han interviniendo .Si alguien que está obligado a que ha intervenido se niega a firmar el acta, la autoridad que dirigió la acción hará constar tal negativas en la parte final del documento en presencia de los demás.

Las actas de trabajo se envían al superior jerárquico con oficio de remisión o, en su defecto, se conservan en los archivos de las oficinas que tienen interés en el asunto.

2.1.1. SOLICITUD DE COPIAS DE ACTAS DE TRABAJO

Los servidores que han intervenido en los actos que constan en las actas de trabajo, pueden solicitar copia simple de las mismas; de igual manera, quienes prueben tener legítimo interés, podrán solicitar copia certificada de tales actas.

2.1.2. IMPUGNACIÓN DE ACTAS DE TRABAJO

En los casos permitidos pro ley, las partes interesadas que hubiesen intervenido en una diligencia (por ejemplo, en una visita de inspección efectuada por un funcionario del Ministerio de Trabajo),y que no estuvieran de acuerdo con los hechos registrados en el acta, podrán presentar recurso de impugnación contra ella,en el plazo establecido. Pero sólo podrán impugnarla si hubiesen dejado constancia en el acta de su disconformidad. De ser declarado fundado el recurso, se anulará lo actuado y se dispondrá una segunda y última diligencia, conservando validez plena los puntos no observados del acta. En caso contrario, de ser declarado infundado el recurso de impugnación, la autoridad respectiva aplicará una multa al impugnador.

2.1.3. PARTES

a) El acta de trabajo presentas las siguientes partes obligatorias.

1. Título(tipifica el acta)

2. Texto

3. Firma y posfirma de los que intervienen en el hecho que consta en el acta

4. “con copia”

5. Pie de página

b) y las siguientes complementarias:

· Membrete

· Código

· Anexo

PARTES OBLIGATORIAS DEL ACTA DE TRABAJO

MINISTERIO DE TRANSPORTES

Y COMUNICACIONES

1) ACTA DE EXTERMINIO DE PLACAS DE RODAJE

2) En la ciudad de Cajamarca, en el barrio de Chontapaccha, a las once de la mañana del día veintitrés de mayo del dos mil doce se reunieron el Ing Hugo Llico Pino,Jefe de la Oficina Regional de Transporte Terrestre de Cajamarca, y el señor Eduardo Briceño Calua,Jefe de la sección de Registro de Propiedad Vehicular ,con el objeto de arrojar al río las placas de rodaje antiguas que se hallaban en el almacén de la referida oficina……….

El arrojo de las placas se realizó de manera normal, con conformidad con las formalidades de ley impartidas mediante la R.Mº……..del ,,,,,,,,de mayo …2012.

La realización de las placas de rodaje exterminadas se acompaña a la presente,……………………

No habiendo ninguna observación que anotar ,firmamos esta acta ,en original y dos copias…………….

3) Ing Hugo Llico Pino Eduardo Briceño Calua

Jefe de la Oficina de Jefe de la Sección de Registro de

TT Cajamarca Propiedad Vehicular

ANEXO. Nómina de las placas de rodaje exterminadas.

4) C.c:

Unidad de Administración

Sec.de Reg.de Prop.Vehicular

Archivo

5)gtd

2.3.4. REDACCIÓN DEL TEXTO

El texto del acta de trabajo tiene tres secciones.

a) INTRODUCCIÓN, que señala el lugar, la fecha y la hora de la evaluación del acta; identifica a las personas que intervienen y especifica la actividad o el hecho que motiva el acta. La fecha y la hora se pueden escribir preferentemente con letras.

b) EXPOSICIÓN, que menciona los acontecimientos más importantes que han sucedido o sólo se refiere a los resultados de la acción ejecutada.Aquí también se puede dejar constancia de alguna observación, punto de vista u opinión que podría formular alguien que está interviniendo y lo ha solicitado.

c) FÓRMULA DE ACEPTACIÓN, que expresa la conformidad de los que intervienen con el contenido del acta. Su empleo no es obligatorio.

En esta parte o en la introducción se deja constancia del número de copias con el que se suscribe el original del documento.

En el ejemplo de la página siguiente, localizamos estas secuencias.

ACTAS DE TRABAJO EN FORMULARIOS

Determinados actos de las instituciones se dejan constancia en formularios especiales, a fin de uniformizar su presentación y reunir sólo la información necesaria para los fines del caso. Así sucede con las actas de evaluación de ingreso, ratificación y promoción interna del personal de las entidades; asimismo, con las actas de evaluación bimestral, semestral y anual de los estudiantes de las instituciones educativas, y también con las actas de los proceso electorales con el propósito de facilitar la obtención de los resultados.

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Publicado: mayo 23, 2012

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